Por la experiencia que tenemos como Administradores de Fincas, es muy recomendable grabar las Juntas de Propietarios donde se debatan temas de especial importancia, y así quede constancia de las opiniones manifestadas en la misma, así como del desarrollo de la Junta de Propietarios, y que de esta manera exista una prueba auditiva de lo que acontenció en la Junta.
Para poder grabar las reuniones de las Juntas de Propietarios es recomendale ponerlo en el orden del día de la reunión y su aprobacion por mayoria simple.Asimismo, el acuerdo por el que se autoriza la grabación sólo es válido para la junta en concreto y no para las posteriores, salvo que se disponga lo contrario. Debe hacerse constar en acta que el uso de dicha grabacion y que la grabación no exime a la Junta Rectora de redactar el acta. Y, como es lógico, en el acuerdo la comunidad deberá reflejar el objeto de grabación, constituyendo un medio de resolución de dudas que puedan plantearse en la redacción del acta o como prueba fehaciente en un procedimiento judicial. No obstante, bajo ningún concepto se expedirán copias de la grabación, no pudiéndose distribuir tampoco entre los propietarios, pues su uso queda limitado a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos.
En caso de que dicha grabacion de Junta se haya aprobado para todas las posteriores, no para una en concreto, hay que recordar al inicio de la Junta, que como es práctica habitual, en virtud del acuerdo adoptado el la Junta del día XXX , se procederá a la grabación del desarrollo de la Junta del día, quedando el contenido en custodia del administrador de fincas, sin poder hacer copias del mismo para ningun propietario, a excepción de procedimiento judicial en el que se cuestione el desarrollo de algun Junta.
A este efecto, si algun propietario quiere impugnar algun acuerdo de la Junta y le interesa una copia de la grabación como prueba, podrá hacer constar en la demanda que se designe el archivo del administrador de fincas en donde consta que queda depositado, a fin de que se aporte al juicio, una vez requerido éste por el Juez como medio de prueba.
Por ello, y bajo ningun concepto se expedirán copias de este contenido, ya que quedaría bajo la cobertura de la Ley de Protección de Datos.
Y si se aprueba este sistema, No podrá ningun propietario utilizar un sistema de grabación particular, distinto al que utilice la propia Junta.
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