En este post Encinar Administración de Fincas recoge el derecho de información de los propietarios de viviendas dentro de una Comunidad de Vecinos:
De la Fuente: Globaliza.com hemos sacado esta pregunta que realiza Lola en el blog y su contestación: “Nuestro administrador todavía no nos ha enseñado las últimas facturas de una obra que hemos tenido que hacer en la comunidad, ¿está obligado a informarnos sobre las mismas? ¿Con cuántos días de antelación antes de la próxima junta? ¿Puedo ir a su despacho para que me las enseñe?”.
Aunque el artículo 20.e de la Ley de Propiedad Horizontal no se refiere expresamente al derecho de información que tienen los propietarios sobre los diferentes documentos que afectan al funcionamiento de la comunidad, sí corresponde al administrador custodiar y poner “a disposición de los titulares” dicha documentación.
Por tanto, de este precepto se desprende que el administrador tiene la obligación, cuando así lo requiera un propietario, de exhibir o mostrar la documentación. Aunque con una salvedad: no puede hacer entrega de copias a los comuneros salvo que sean de las actas de los acuerdos adoptados en junta.
A este respecto, la Junta de Propietarios tampoco puede adoptar el acuerdo por el cual autorice a que el administrador realice la entrega de copias de la documentación de la comunidad, ya que un acuerdo adoptado en este sentido podría suponer una vulneración del deber de custodia establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, así como una cesión de datos no consentida que infringiría la regulación sobre la protección de datos de carácter personal.
El administrador tiene el deber de informar pero no de entregar copia de la documentación de forma general, salvo que fuera en virtud de un requerimiento de la autoridad judicial o administrativa.
Además, la exhibición o puesta a disposición de la documentación a cualquier propietario no debe de ser en todo momento del ejercicio económico. En este sentido debe establecerse un periodo de consulta que se recomienda coincida con los días previos a la celebración de la Junta General Ordinaria.
No obstante, este criterio sólo es aplicable a los propietarios que no tengan la condición de presidente, ya que si el solicitante es el presidente de la comunidad de propietarios la pauta a seguir cambia sustancialmente. El administrador, si así lo solicita el presidente, debe entregarle la documentación que le sea requerida dado que ostenta el cargo de representante legal de la comunidad. Ahora bien, esta solicitud debe ser motivada y siempre por escrito con el fin de salvar la responsabilidad del administrador dado que es la persona encargada de custodiar la documentación de la comunidad. La documentación se entregará exclusivamente al presidente y, en el supuesto de ausencia de éste y de modo excepcional, al vicepresidente. Esta entrega no implica una cesión de datos a un tercero. Requerido el administrador por el presidente para que le entregue documentación de la comunidad, el profesional contestará por escrito a esta petición y hará un inventario o relación detallada de la documentación que entrega al presidente advirtiéndole en todo momento que su uso debe realizarse dentro del marco de la normativa de la Ley de Protección de Datos.
Consideramos que igual obligación tiene el administrador de facilitar la información de su gestión como la que tiene el propietario de acceder a dicha documentación asistiendo a los juntas, lugar donde debe hacer valer este derecho. Eso sí, una vez que haya pasado un tiempo prudencial desde la exhibición de los documentos por parte del administrador, habiendo incluso concluido el plazo para la impugnación de un acuerdo, el propietario no podrá exigir tal derecho.
Sobre la posibilidad de acudir al despacho del administrador para estudiar la documentación, es preciso decir que no solo es posible sino también necesario, pues es allí donde deben custodiarse los archivos de la comunidad a que obliga la ley. Busquemos un razonable equilibrio entre el derecho de información de los propietarios y el deber de custodia de la documentación por parte de los administradores de fincas profesionales.
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