Cuando una Comunidad de Propietarios está
pensando en cesar a su actual administrador de fincas, es importante saber cuál
es la documentación que el administrador de fincas saliente debe entregar al nuevo
Administrador de Fincas Colegiado o al Presidente de la Comunidad de vecinos.
En los primeros meses
de cada año muchas Comunidades de Propietarios celebran sus Juntas
Generales Ordinarias, y como es habitual, se renuevan los cargos anuales de la
comunidad, eligiendo al nuevo presidente, vicepresidente, y al administrador de
fincas.
En ocasiones, las
Comunidades de Propietarios quieren cesar al actual administrador de fincas y
no renovar un mandato por un año más, por los motivos que sea, y votan el
cambio de administrador de fincas.
Como el administrador
de fincas suele ejercer también las funciones de
secretario, es la persona que ha custodiado toda la documentación de la
Comunidad de Propietarios, como es el Libro de Actas, las cuentas, relación de
impagados, facturas, contratos de mantenimiento, presupuestos de obras,
licencias de obras, etc.
¿Qué ocurre ahora con toda esa
documentación cuando se cambia de administrador de fincas? Pues que toda esa
documentación debe de ser entregada a la Comunidad de Propietarios, pues tal
como preceptúa el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), ya que
el administrador de fincas, en su
calidad de secretario, únicamente debe cumplir con la función de custodia de
dicha documentación.
- ·
Libro de actas.
- ·
Declaración de Obra Nueva, escritura de
división horizontal y modificaciones posteriores.
- ·
Estatutos registrados y/o reglamento de
régimen interior.
- ·
Coeficientes de enteros de propiedades.
- ·
Formas de distribución y formas de
reparto.
- ·
Relación actualizada de propiedades,
propietarios e inquilinos: Nombre y DNI y dirección para correspondencia, número
de cuenta para domiciliación de recibos.
- ·
Detalle del presidente y vicepresidente
actual.
- ·
Tarjeta del NIF de la Comunidad.
- ·
Sello de caucho, en su caso.
- ·
Llaves de la Comunidad, en su caso.
- ·
Expedientes judiciales si los hubiera
(situación, letrados, poderes, etc.)
- ·
Documentación- planos del inmueble
(proyectos, Licencias, VPO, etc.)
- ·
Contratos de suministro: agua, luz, gas,
etc.
- ·
Contratos de servicios: ascensor,
mantenimientos, etc.
- ·
Contratos de arrendamiento y
documentación fiscal presentada de ejercicios anteriores.
- ·
Obras, instalaciones o reformas ya
realizadas, en proceso o por comenzar.
- ·
Póliza de seguros y siniestros
pendientes.
- ·
Documentación contable.
- ·
Detalle presupuesto aprobado y balance
del cierre.
- ·
Saldos iníciales, cuenta corriente y
caja si la hubiera.
- ·
Documentación bancaria: talonarios,
últimos extractos de movimientos.
- ·
Recibos pendientes o devueltos por los
propietarios.
- ·
Listado de recibos de la remesa que se
pasa al cobro regularmente, derramas y sus importes.
- ·
Facturas y justificantes bancarios de
pago, abonos, transferencias, etc. del ejercicio.
- · Documentación laboral: alta seguridad
social, libro de matrícula, calendario laboral, altas y bajas presentadas,
ofertas y contratos de trabajo, declaración retenciones, alta en la mutua,
libro de visitas, nóminas, seguros sociales pagados, finiquitos, resguardo apertura
trabajo.
La documentación será
entregada al presidente o al nuevo administrador de fincas colegiado. Y es muy
importante firmar un recibí en el que se desglose con detalle todos los
documentos entregados, donde se refleje por quien ha sido entregada dicha documentación,
la fecha y quien la ha recibido.
En Encinar XXI
Administración de Fincas nos encargamos de este trámite para confirmar
fehacientemente que se entrega toda la documentación propiedad de la comunidad
y liberar al nuevo Presidente de todo tipo de responsabilidades.
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