<h1>Solicitud del Libro de Actas de las Comunidades por las Entidades Financieras</H1>

Publicamos en este artículo la resolución de la consulta efectuada a la Agencia Española de  Protección de  Datos, sobre el  requerimiento efectuado por algunas entidades financieras, sobre la  presentación del  libro de  actas de  las Comunidades, con el fin de formalizar la apertura de una cuenta corriente, o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la Comunidad, y si ello se ajusta a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, sobre la protección de
datos de carácter personal.

La resolucion de la Agencia Española de Proteccion de Datos en Informe número 030312009 dice lo siguiente:

"La consulta plantea si la solicitud del libro de actas de la comunidad de propietarios  que efectÚan ciertas entidades  financieras  a los administradores   de las mismas, con la finalidad de formalizar  ta apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la comunidad, se ajusta a   lo dispuesto en la Ley Orgánica 1-5/1-999,   de i-3 de diciembre, de
Protección de  Datos de  Carácter Personal (en adelante LOPD), y  a  su  Reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

I

Tal como afirma la  consultante, el  libro de  actas de  la  Junta de Propietarios   de una comunidad horizontal,   recoge  los acuerdos de dicha Junta, debiendo expresar el acta de cada reunión el contenido a que se refiere el artículo 19 de la Ley 46/1-960,  de 21 de Julio, de Propiedad Horizontal, dentro del cual figuran  los datos de identificación   de los correspondientes    propietarios, y el piso en el que viven, correspondiendo     la custodia de dichos tibros de actas al secretario o al administrador.  Así mismo, el acta de la Junta reflejará  los propietarios  privados del derecho de voto por no encontrarse  en el momento de celebración  de la Junta al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad,  conforme establece el artículo 15 de dicha norma. En definitiva, en el acta de la Junta figuran datos de carácter personal conforme  los define el artículo 3 a) de la LOPD son "cualquier  información  concerniente  a personas físicas  identificadas   o identificables."

El supuesto planteado en la consulta constituye  una cesión de datos en los términos que la define el artículo 3.i) de la LOPD: "Toda revelación  de datos realizada  a una persona distinta del interesado."
El régimen general de la comunicación  de datos aparece regulado en el artículo  !L.L de la LOPD que señala: "Los datos de carácter personal objeto del tratamiento  sÓlo podrán ser comunicados  a un tercero para el cumplimiento  de fines directamente   relacionados  con las funciones  legítimas det cedente y del cesionario  con el previo consentimiento   del interesado." De esta exigencia general del consentimiento  sólo se exceptuarán  los supuestos contemplados  en el número 2 de dicho artículo 11, que establece que no será necesario  dicho consentimiento:
a) Cuando la cesión está autorizada en una Ley.
b) Cuando se trate de datos recogidos de fuentes accesibles al público.
c) Cuando el tratamiento responda a  la libre y  legítima aceptac¡ón de una rélación jurídica  cuyo   desarrollo, cumplimiento y    control  implique necesariamente   la conexión de dicho tratamiento  con ficheros de terceros. En este caso la comunicación  sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad
que la justifique.
d)  Cuándo ía comunicación que deba efectuarse  tenga por destinatario al Defensor del pueblo, el Ministerio  Fiscal o los Jueces o Tribunales  o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas.  Tampoco será precrso el consentimiento   cuando la comunicación   tenga como destinatario  a instituciones  autonómicas  con funciones análogas al Defensor del Pueblo o al
Tribunal de Cuentas.
e) Cuando la cesión se produzca entre Administraciones   Públicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos  o científicos.
f)  Cuando la cesión de datos de carácter personal relativos a  la salud sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar  los estudios epidemiológicos   en los términos.

II

En el caso consultado nos encontramos en presencia de una relación jurídica que se entabla entre la entidad financiera que solicita  los datos y la Comunidad de  propietarios que actúa en  el  tráfico jurídico representada legalmente,  en ¡üicio y fuera de é1, por el presidente  de la misma en todos los
asuntos que la-afecten, según establece el artículo 13 de la Ley 49/1-960,  de propiedad Horizontal. Por consiguiente,  para todos los actos que conlleve la apertura y desenvolvimiento   de una cuenta corriente con la entidad financiera será preóiso que ésta tenga conocimiento de los datos de identificación  de quién asume esa representación    legal y de los cambios que se produzcan anualmente,  o cuando fueren removidos  de su cargo antes de este período por acuerdo de la Junta en sesión extraordinaria  (art. L3.7 LPH), así como los datos personales  de aquellos cargos de la comunidad a los que el presidente otorgub la facultad de firma, independiente  o conjunta para las operaciones referidas a dicha cuenta de depósito. por consiguiente,  para la  finalidad pretendida, no será necesario la comunicación de Datos de carácter personal referidos a los propietarlos  de la Comunidad en cuestión, comunicación  o cesión que se produciria si se le facilitase a la entidad financiera o el Acta de la Junta en que se produjo la renovación  y nombramiento  de nuevos órganos de gobierno de la Comunidad  o el  pretendiáo Libro de  actas, lo  que requeriría el  consentimiento  de  los propietarios afectados, pues no podría ampararse una cesión inconsentida  en ninguno de los supuestos  referidos del artículo 11.2, ni siquiera en el 1-1.2.  c), por cuanto es la Comunidad de propietarios   la parte de la relación  jurídica entablada con la entidad financiera,  y no cada uno de los propietarios  que la componen.

III

 Por otra parte, debe tenerse en cuenta que tanto en el tratamiento como en la cesión de datos de carácter personal deben observarse  los principios que informan  la protección de datos de carácter personal recogidos en el artículo 4 de la LOPD que señala: "Los datos de  carácter personal sólo se    podrán recoger para su tratamiento, así  como    someterlos a  dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y  no  excesivos en  relación con el  ámbito y  las finalidades  determinadas,  explícitas  y legítimas para las que se hayan obtenido. 2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades  incompatibles  con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos".

Como ya se decía en el informe emitido anteriormente,   la STC 29212000 de  30  de  noviembre señaló que "el derecho a  consentir la  recogida y tratamiento  de los datos personales no implica en modo alguno consentir  la cesión de tales datos a terceros  (...) Y por tanto la cesión de los mismos a un tercero para proceder a un tratamiento  para fines distintos de los que motivaron la recogida, aún cuando pueda ser compatible  con éstos supone una nueva posesión  y uso que requiere el consentimiento   del interesado."

En el presente supuesto, es clara la finalidad para la que la entidad financiera  requiere  los datos personales del que ostente la representación    legal de la Comunidad de  propietarios  y  de quien tenga poder de firma para intervenir en  los diferentes movimientos de  la  cuenta bancaria de  dicha
Comunidad. Ahora bien, tales datos le pueden ser comunicados mediante  la correspondiente    certificación  expedida por el secretario-administrador       de dicha Comunidad u otro documento de apoderamiento   legal, de cuya exactitud y veracidad responderán  dichos órganos de gobierno de la Comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda  a  la entidad financiera  fiscalizar  la
legalidad del funcionamiento   de la Comunidad  de propietarios,   sin perjuicio de que pueda exigir a ésta la responsabilidad   en los supuestos  que procediere.

Como conclusión,  cabe entender que la solicitud del Libro de actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, incluso de  terceras personas, para la  finalidad concreta perseguida, es innecesaria  ya que la certificación  aludida puede cumplir con similar eficacia
dicha finalidad y  ser idónea, y  no supera el juicio de proporcionalidad   en sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada,   por derivarse de ella más desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho fundamental a la protección de datos de las personas que  se  citen  en  las  actas  de  la  Junta,  que  beneficios.  Proporcionalidad,   que, pese a  ser un concepto jurídico indeterminado,   la Sentencia  del Tribunal Constitucional   20711996  determina que se trata de "una exigencla común y constante para la constitucionalidad   de cualquier medida restrictiva  de derechos  fundamentales."

Encinar XXI Administradores de Fincas ¿Hablamos?

Pídanos presupuesto sin compromiso: Encinar Administradores de Fincas - C/ Estartetxe 5 2ª planta dpto. 205 - (48940) - Leioa - Vizcaya - Teléfono 94 402 27 35 - Fax. 94 402 27 37 encinarxxi@gmail.com

Prestamos servicios como administradores de fincas en  los municipios de Leioa (incluyendo la zona de Artaza y Lamiako) - Getxo (incluyendo Las Arenas, Romo, Santa Maria de Getxo, Algorta y Neguri) - Berango - Sopelana - Erandio ( incluyendo Astrabudua - Sestao - Portugalete - Santurtzi - Barakaldo (incluyendo San Vicente, Ansio, Galindo, Zaballa, Larrea, Rontegi, Beurko, Zuazo, Retuerto, El Regato, Burtzeña y Cruces) - Valle de Trapaga o Trapagarán - Zamudio -Bilbao (incluyendo Begoña, Deusto, San Ignacio y Sarriko).